Dati e documenti. Dall’idea di conservazione alle pratiche di riutilizzo.

Ho partecipato, in qualità di relatore, nei giorni scorsi, ad un interessante seminario, organizzato da IBM, sulla gestione dei dati e sulla privacy.
La nuova Direttiva UE in materia di privacy costringerà tutti noi, a partire dalla primavera del 2018, ad importanti cambiamenti, anche nella gestione documentale.
Inoltre, più si consolideranno i processi importati sulla trasparenza
(ad esempio la legislazione sul FOIA), più sarà necessario tutelare il maggiore bisogno di privacy richiesto dai cittadini.
Il tema, come capirete, assume una sempre maggiore rilevanza .

Vi consiglio a tale proposito di leggere la pagina web del Garante per la protezione dei dati personali.
Mi riprometto di affrontare questo tema in modo più approfondito nei prossimi giorni.
Nel mio intervento in IBM (v. le slide che potete scaricare liberamente) ho illustrato alcune convinzioni che, peraltro, sostengo da tempo.

I processi di digitalizzazione – nel pubblico, come nel privato – sono la condizione per garantire la trasparenza e, allo stesso tempo, possono impedire che i diritti (alla trasparenza, come alla privacy) si traducano in un maggiore aggravio burocratico.

L’immagine che segue illustra le disposizioni in materia del Codice dell’Amministrazione Digitale.

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Le parole chiave sono: disponibilità, accesso, fruibilità, gestione, trasmissione, conservazione.
Ma, perché il dettato legislativo si possa realizzare, vanno cambiati i modelli organizzativi. Questo deve avvenire sicuramente nel mondo della Pubblica Amministrazione, ma anche in molte imprese private.
Se ci pensiamo bene una notizia (o un dato o un atto) che vogliamo avere a disposizione, o che vogliamo mettere a disposizione, è il frutto di un processo di contaminazione di varie informazioni e di dati.

Più i dati e le notizie si “contaminano correttamente”, più la notizia sarà approfondita (o distorta); la notizia così, potrà rappresentare diversi punti di vista.

Ogni dato (notizia) andrà quindi salvato non per essere “semplicemente” conservato, ma per poter essere riutilizzato. La nuova idea di conservazione e le diverse procedure dovranno essere il frutto di una cultura dinamica e non statica.

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Gli attuali processi organizzativi, e i processi di archiviazione, seguono invece logiche conservative improntate alla conservazione in silos incomunicabili di tipo verticale.

Questa logica andrà superata rapidamente. Dobbiamo passare da una idea procedimentale (verticale) ad una idea processuale (orizzontale).
Un altro concetto, che ormai sottolineo con forza da tempo, si basa sull’idea che tutti i device digitali (compreso Internet of Things) generano, sempre, notizie o svolgono le loro attività sotto forma di dati destrutturati.
Quasi sempre abbiamo codificato metodologie finalizzate a ordinare e a rendere disponibili (purtroppo non per tutti) la rappresentazione digitale di un documento cartaceo.

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Oggi dobbiamo imparare a ordinare, trasformare e rendere disponibili infinite serie di dati e altre forme di rappresentazione di un documento, come di una notizia. Nei prossimi anni dovremo fare i conti con una sempre maggiore produzione di formati fotografici, grafici, filmati e, soprattutto con la realtà aumentata.
I modelli organizzativi andranno perciò ripensati anche alla luce di queste previsioni.

Il “digitale”, inteso nel suo senso più ampio, è lo strumento indispensabile (ad esempio le piattaforme di IBM, o di altre aziende informatiche) che “veste “e rende efficienti i modelli di organizzazione adottati.

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Questo, peraltro, è il modello che suggerisco alle Amministrazioni (o alle imprese) che sono le mie clienti.

Naturalmente questo é il contenuto della mia attività professionale che metto a disposizione.

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Michele Vianello

https://www.linkedin.com/in/michelevianello

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