CONSIGLI PER APPLICARE CORRETTAMENTE I PROVVEDIMENTI MADIA E IL C.A.D.
I PUBBLICI DIPENDENTI NON SONO I “NEMICI DEL POPOLO”
Da quasi un anno mi occupo “sul campo” dei processi di digitalizzazione della P.A.. Meglio, analizzo le relazioni che intercorrono tra i modelli organizzativi adottati nel tempo dalla Pubblica Amministrazione e i processi di digitalizzazione.
Suggerisco alle P.A. quali modelli organizzativi adottare per poter efficacemente procedere nei processi di digitalizzazione previsti dalla legge.
Le note che seguiranno sono il frutto di riflessioni ispirate dalla pratica maturata durante questa attività. Ho sentito il bisogno a questo punto della mia attività di dare un pò di organicità alle mie idee e alle mie riflessioni.
Mi scuso anticipatamente per i toni aspri che, a volte, utilizzerò, ma ritengo che se non si fa concretamente attività sul campo si continuerà a parlare della P.A. come se fosse una startup, e dei dipendenti pubblici come se fossero dei conservatori “nemici del popolo” e della democrazia.
Queste idee sbagliate depotenziano gli effetti del F.O.I.A., della trasparenza e la richiesta di open data.
Contrariamente a quanto si pensa la P.A. è oggi profondamente digitalizzata.
Il problema é che sono digitalizzati i diversi procedimenti e gli adempimenti formali.
Quasi sempre la digitalizzazione dei diversi procedimenti é “slegata”, é clamorosamente “verticale”. Per questo motivo esalta le separatezze e non crea connessioni.
La Pubblica Amministrazione ha digitalizzato negli anni i diversi adempimenti legislativi. E, d’altronde, la vita di una qualsiasi P.A. si basa, anche nelle relazioni con i cittadini, sul rispetto degli adempimenti legislativi.
Quasi sempre il tempo lavorativo mediamente dedicato all’adempimento formale supera quello dedicato alla produzione del servizio al cittadino .
Di queste “banali” verità sembrano dimenticarsi coloro che pensano che la P.A. sia una startup, coloro che ripetono troppo spesso la parola “egovernment”, coloro che vogliono “legificare” ogni aspetto dei processi di digitalizzazione della P.A..
Ogni visione di digitalizzazione della P.A. fondata sul centralismo e sull’imposizione è destinata a fallire.
Ovviamente le mie considerazioni non suonino come giustificatorie della pigrizia, dei ritardi, della conservazione presente nella P.A..
Anche nel mondo privato, quando l’impresa è contraddistinta da una organizzazione verticale, i fenomeni di conservazione degli assetti organizzativi e di potere assumono le stesse caratteristiche della P.A..
Nella P.A. i decisori (pubblici amministratori o dirigenti) si trovano oggi di fronte, grazie ad alcuni provvedimenti legislativi, la legge Madia in primis, all’occasione storica di poter procedere contemporaneamente alla riorganizzazione dell’Ente e alla digitalizzazione dei processi di erogazione dei servizi.
Mi permetto quindi di proporre al mondo delle Autonomie Locali (che è quello che conosco meglio) alcuni suggerimenti fondati sull’esperienza e sul realismo.
- Recentemente il Consiglio di Stato, nell’esprimere il suo parere sui Decreti Delegati Madia, ha espresso questa condivisibile osservazione: “La riforma appare quindi rilevante perché interessa profondamente l’apparato pubblico nel suo complesso, ma anche perché guarda all’esterno di tale apparato e mira a incidere sul rapporto tra cittadini e P.A. in una visione olistica che mette al centro il destinatario del servizio pubblico e non l’apparato che fornisce il servizio medesimo.;
- Conseguentemente l’utilizzo del digitale serve a trasformare i rapporti tra il cittadino (soggetto principe) e la P.A.. La “digitalizzazione dell’esistente”, delle consuetudini, della pigrizia non é realizzabile, oltreché essere dannosa.
- La Legge Madia di riforma della P.A. introduce il principio di “cittadinanza digitale”. Ciò fa si che la diffusione del “digitale” non sia il fine ultimo del processo legislativo di innovazione. Il “digitale” é lo strumento attraverso il quale si esprime un “diritto di cittadinanza”.
- Ne consegue che la “cittadinanza” si fondi anche sul diritto del cittadino ad esprimere le proprie istanze attraverso strumenti digitali nei suoi rapporti con la P.A. e che sia un dovere della P.A. quello di fornire ai cittadini i suoi servizi attraverso piattaforme e strumenti digitali. È inoltre un diritto del cittadino quello di avere a disposizione gli atti della P.A. secondo il principio di “trasparenza”.
- I processi di erogazione dei servizi nella P.A., tuttavia, sono oggi in larga parte fondati su pratiche “analogiche” o miste analogico/digitali. Molto spesso l’uso della carta é la conseguenza di inutili distorsioni organizzative, figlie della consuetudine e non dell’adempimento di precisi obblighi legislativi.
- Non è sufficiente, come peraltro previsto dalla legge, censire i diversi procedimenti e pubblicarli in Amministrazione Trasparente. Oggi é assolutamente indispensabile che i procedimenti vadano analizzati evidenziandone le parti analogiche (comprendendone i perchè), ciò che è digitalizzato, ciò che va ricondotto alle consuetudini, ciò che è ottemperanza agli obbighi di legge. QUESTA È LA PARTE PIÙ RILEVANTE DEL MIO LAVORO, È IL METTERE ASSIEME COMPETENZE ORGANIZZATIVO/GESTIONALI E INFORMATICHE COME PERALTRO LA LEGGE RICHIEDE.
- Il processo di trasformazione organizzativa va quindi guidato rendendo protagonisti i dipendenti che spesso, pur con un atteggiamento acritico, conoscono perfettamente il “ciclo lavorativo”. Tuttavia queste analisi vanno fatte con gli “occhi del cittadino normale”. Se ci pensate bene fuori dal Comune anche un pubblico dipendente è un cittadino normale.
- Il reale cambiamento organizzativo sta nel passaggio da una organizzazione per procedimenti a una per processi, dal rendere predominante la cura della qualità sul rispetto della forma, dalla centralità del servizio ai cittadini. Le nuove relazioni con i cittadini vanno concepite come “interazioni alla pari”.
- Le architetture digitali dei software della P.A. e i modelli dei siti sono ancora concepiti secondo la logica della comunicazione unidirazionale ai cittadini. Per comunicare efficacente la P.A. deve interagire alla pari con i cittadini. Meglio, un sito istituzionale deve trasformarsi in un hub di interazioni. Se i modelli organizzativi erano prima dettati dai fornitori di software, oggi il “digitale” (i fornitori) devono adattarsi ai modelli organizzativi che in modo flessibile si daranno le diverse P.A.. È l’epoca dei sistem integrator.
- Le idee, i piani di azione, vanno immaginati e pianificati adottando precisi gant temporali, pensando alla formazione del personale, quantificando i costi e i benefici. La riforma Madia è irrealizzabile “a costo zero” come ha ben evidenziato il Consiglio di Stato. Tali cambiamenti andranno poi assunti formalmente dalla Giunta (sancendo un ruolo guida del decisore politico) e collegati strettamente al Piano degli obiettivi e agli incentivi per i dipendenti. QUESTA È UN’ALTRA PARTE DELLA MIA ATTIVITÀ.
Nel mio libro “Una scommessa da vincere” ancora qualche anno fa affermavo “La struttura della Pubblica Amministrazione è rimasta l’ultima espressione del modello culturale e di organizzazione del lavoro di tipo “fordista” dopo che, ormai da qualche decennio, altri processi produttivi e altri modelli organizzativi si sono affermati in tutto il mondo.
Proviamo allora a scomporre le fasi “di produzione” di un prodotto-servizio offerto da un Ente locale (ma potrebbe trattarsi di una qualsiasi Pubblica Amministrazione).
L’erogazione (la materializzazione) di un servizio (un prodotto) offerto ad un cittadino, è preceduto, come se si trattasse di una catena di montaggio da:
- attività di autoriproduzione della macchina burocratica e di autolegittimazione della struttura organizzativa;
- attività orientate al controllo del rispetto della prassi, della procedura, dei regolamenti, delle leggi, della “forma”;
- attività di costituzione dell’atto per consentire l’uso delle risorse economiche stanziate, secondo il principio in base al quale la Pubblica Amministrazione si esprime attraverso “atti amministrativi”;
- attività che consentono l’erogazione del servizio vero e proprio;
- infine, l’erogazione del servizio al cittadino, spesso affidata a soggetti terzi.
Ognuna di queste attività è rigorosamente separata dalle altre rispettando uno schema organizzativo e di direzione di tipo “verticale”.
Durante questo processo produttivo, ogni struttura interessata comunica, spesso in modo conflittuale, con le altre strutture seguendo uno schema “verticale”. Sembra una contraddizione in termini, ma l’attività di comunicazione segue delle linee parallele il cui contatto è “garantito” solo da “fragili ponti”: i pareri che ogni ufficio fornisce, di volta in volta. L’assieme delle strutture verticali viene così a dare vita ad una sorta di “cubo destrutturato”. ”
È passato ormai qualche anno da quando ho scritto queste considerazioni ma, tutto è rimasto così.
MI AUGURO SIATE ARRIVATI FINO ALLA FINE DI QUESTE MIA CONSIDERAZIONI.
NON È FINITA QUI: IN UN PROSSIMO POST DI PARLERÒ DEL POSSIBILE FALLIMENTO DEL F.O.I.A. SE SI RIDURRÀ AD ESSERE UNO STRUMENTO AL SERVIZIO DELL’ANTIPOLITICA; DEI LIMITI DELLO SPID CENTRALISTICO, DELLE OPPORTUNITÀ OFFERTE DALL’USO DEGLI OPEN DATA PUBBLICI .
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